Assistant(e) administratif, H/F

Intitulé du poste :

Assistant administratif

Position du poste :

Sous la responsabilité de du DGA de la Commission d’Urgence Foncière.

Missions principales :

- Gestion du planning, organisation des déplacements

- Traiter le courrier

- Filtrer les appels téléphoniques

- Frappe de courrier

- Classement

- Rédaction des comptes-rendus

- Préparation des réunions

- Gestion des factures et enregistrement sur logiciel

Activités et tâches :

- Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre ;

- Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution ;

- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers ;

- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions ;

- Organiser le traitement et la diffusion des informations ;

- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage ;

- Prise de notes, rédaction objective et suivi de compte-rendu Assurer le secrétariat

- Gestion de l’agenda et des priorités

- Gestion des flux de documents entrant et sortant

- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous

- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation powerpoint...)

- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions

- Gestion des factures, devis et bon de commande

Conditions et lieu de travail :

-Posté au siège social

-Déplacements ponctuels sur l’île

Connaissances requises :

-Notions juridiques et comptables

-Communication

-Maîtrise du Pack Office

-Organisation et gestion

Compétences techniques & informatiques :

-Synthétiser, prioriser, hiérarchiser ;

-Rédiger des notes/actes, mails et courriers ;

-Classer et archiver les documents et informations ;

-Gestion électronique des documents ;

-Outils de bureautique et outils collaboratifs

-Concevoir et renseigner des tableaux de suivis (plannings, rapports d’activité) ;

-Gestion des devis, bons de commande et factures

Compétences comportementales :

- Être réactif pour faire face aux éventuels imprévus ;

- Respecter les délais impartis ;

- Travailler en autonomie dans le périmètre des missions confiées et le cadre des objectifs définis ;

- Mettre en perspective son activité, en tirer des conclusions, être force de proposition ;

- Discrétion, tact et respect de la confidentialité ;

- Dynamisme, réactivité ;

- Forte implication ;

- Rigueur (y compris en termes d’analyse et de rédaction) ;

- Sens de l'organisation ;

- Sens des relations humaines et du travail en équipe ;

- Bonne présentation orale et écrite ;

Compétences transversales :

- Titulaire du permis B ;

- Langue : français ; Shimaoré

- Environnement administratif et institutionnel.

Niveau minimum de formation / Expérience :

- Bac +2 Assistant de direction, gestion des PME/PMI

- 2 ans d’expérience professionnelle minimum